📋 北科大學生方程式車隊 — 行政組外出活動備忘錄
本備忘錄供行政組在規劃外出活動（如比賽、試車、展覽等）時使用，作為行前準備與執行參考。
✅ 一、行前規劃 Checklist
| 項目 |
說明 |
備註 |
| 📆 活動時程規劃 |
確定活動日期、集合時間、返程時間等 |
可用 Google 日曆同步 |
| 📍 活動地點與地址 |
確認詳細地址，估算交通時間、需不需要導航座標 |
建議附地圖／定位連結 |
| 👥 參加人員名單 |
完整列出所有人員，包含職責與聯絡方式 |
建議製作報名表或 Excel 管理 |
| 🏨 住宿安排 |
確認住宿地點、房型分配、入住時間 |
如多人房需分配好室友名單 |
| 🚐 交通方式 |
包含租車、自駕、火車高鐵、接駁資訊 |
車輛分配／司機聯絡／駕照確認 |
| 💰 預算與報帳規劃 |
初估總花費，規劃報帳方式、收發票機制 |
建議出發前就建立報帳 Excel 表 |
| 🛡️ 保險 |
規劃旅遊平安險，並提早2週收集隊員資料 |
向教官室／行政窗口辦理 |
| 🍱 餐食安排 |
是否統一訂餐／自由用餐／有無特殊飲食需求 |
外食建議列出推薦區域或店家 |
| 📑 活動行程表 |
包含每日時間表、注意事項、聯絡窗口 |
建議製作 PDF 發給每位成員 |
| 📦 行李與物資清單 |
應帶之公用物資（帳棚、隊旗、對講機、藥品、延長線、備品等） |
建議分類：行政物資／技術物資 |
| 🎪PIT區安排 |
視活動車隊區域大小做安排 |
安排是否攜帶層架、椅子等 |
| 👕 制服與識別證 |
確保所有人有隊服、識別證或必要配件 |
外賓場合建議另備禮貌服裝 |
| 📸 拍攝計畫 |
拍攝形式（紀錄片／拍照），分配人員與賽道位置 |
攝影組應事先溝通並列出需求 |
| ☎ 緊急聯絡機制 |
包含領隊電話、醫療單位、當地警局／醫院等資訊 |
可印紙本備份放行李袋 |
| 🗣 行前說明會 |
活動前一週召開全體說明會，統一資訊與任務分工 |
可安排 Zoom 線上參與 |
📂 二、表單與文件準備
| 文件名稱 |
用途說明 |
製作人 |
| 參加人員統計表單 |
用於住宿登記、餐食、出車統計 |
行政組 |
| 活動日程表 |
發給全員，統一時間與當下活動資訊 |
行政組／各組長 |
| 工作小組分工表 |
出發前針對活動內容指派負責人 |
行政組／各組長 |
| 備品清單表 |
工具打包與點交檢查 |
各組 |
| 交通／住宿明細表 |
報帳與核對使用（包含統編、收據整理） |
行政組 |
📄 參加人員統計表單
- 用途說明：用於住宿登記、餐食、出車統計
- 製作人：行政組
Ex:https://forms.gle/MU6QJSgXqZjWz9Nv8
📄 活動日程表
- 用途說明：發給全員，統一時間與當下活動資訊
- 製作人：行政組／各組長
📄 工作小組分工表
- 用途說明：出發前針對活動內容指派負責人
- 製作人：行政組／各組長
📄 備品清單表
- 用途說明：工具打包與點交檢查
- 製作人：各組
Ex:https://ttrnet.tw6.quickconnect.to/oo/r/14H5q3r7jHeSDMoi0FZ8yMsEhhiVH2vU#tid=2
📄 交通／住宿明細表
- 用途說明：報帳與核對使用（包含統編、收據整理）
- 製作人：行政組
🧠 三、常見注意事項提醒
- 🔋 電子設備需提前充電（對講機、行動電源、錄影器材）
- 🧯 公用備品請行前點清，並於活動結束後歸還與盤點
- 🕗 集合時間與地點請提早通知，並於活動當天確實點名
- 📣 領隊或行政請於行程中即時掌握狀況並保持聯絡順暢
- 🧾 所有收據發票請妥善保管，並於回校後整理報帳（如需統編請事前確認）
🗂 四、活動後整理事項
| 項目 |
說明 |
| 📥 報帳處理 |
整理收據與報帳資料，填寫報帳單 |
| 📸 活動紀錄整理 |
照片／影片集中整理與備份 |
| 📝 簡報或心得彙整 |
若需對外報告，可收集簡短心得或影像報告 |
| 🧰 備品盤點 |
盤點並歸還借用物資 |
| 📑 活動紀錄 |
另存活動備忘錄供未來參考 |
🧾 五、附錄（範例模板）
