# 📋 北科大學生方程式車隊 — 行政組外出活動備忘錄

本備忘錄供行政組在規劃外出活動（如比賽、試車、展覽等）時使用，作為行前準備與執行參考。

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## ✅ 一、行前規劃 Checklist

| 項目               | 說明                                                                 | 備註 |
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| 📆 活動時程規劃     | 確定活動日期、集合時間、返程時間等                                    | 可用 Google 日曆同步 |
| 📍 活動地點與地址   | 確認詳細地址，估算交通時間、需不需要導航座標                            | 建議附地圖／定位連結 |
| 👥 參加人員名單     | 完整列出所有人員，包含職責與聯絡方式                                     | 建議製作報名表或 Excel 管理 |
| 🏨 住宿安排         | 確認住宿地點、房型分配、入住時間                                        | 如多人房需分配好室友名單 |
| 🚐 交通方式         | 包含租車、自駕、火車高鐵、接駁資訊                                        | 車輛分配／司機聯絡／駕照確認 |
| 💰 預算與報帳規劃   | 初估總花費，規劃報帳方式、收發票機制                                     | 建議出發前就建立報帳 Excel 表 |
| 🛡️ 保險             | 規劃旅遊平安險，並提早2週收集隊員資料                                      | 向教官室／行政窗口辦理 |
| 🍱 餐食安排         | 是否統一訂餐／自由用餐／有無特殊飲食需求                                  | 外食建議列出推薦區域或店家 |
| 📑 活動行程表       | 包含每日時間表、注意事項、聯絡窗口                                        | 建議製作 PDF 發給每位成員 |
| 📦 行李與物資清單   | 應帶之公用物資（帳棚、隊旗、對講機、藥品、延長線、備品等）                   | 建議分類：行政物資／技術物資 |
| 🎪PIT區安排|視活動車隊區域大小做安排| 安排是否攜帶層架、椅子等|
| 👕 制服與識別證     | 確保所有人有隊服、識別證或必要配件                                        | 外賓場合建議另備禮貌服裝 |
| 📸 拍攝計畫         | 拍攝形式（紀錄片／拍照），分配人員與賽道位置                               | 攝影組應事先溝通並列出需求 |
| ☎ 緊急聯絡機制     | 包含領隊電話、醫療單位、當地警局／醫院等資訊                              | 可印紙本備份放行李袋 |
| 🗣 行前說明會       | 活動前一週召開全體說明會，統一資訊與任務分工                              | 可安排 Zoom 線上參與 |

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## 📂 二、表單與文件準備
| 文件名稱         | 用途說明                           | 製作人         |
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| 參加人員統計表單     | 用於住宿登記、餐食、出車統計            | 行政組         |
| 活動日程表         | 發給全員，統一時間與當下活動資訊         | 行政組／各組長 |
| 工作小組分工表     | 出發前針對活動內容指派負責人              | 行政組／各組長 |
| 備品清單表         | 工具打包與點交檢查                     | 各組           |
| 交通／住宿明細表   | 報帳與核對使用（包含統編、收據整理）        | 行政組         | 怎麼排版比較好
### 📄 參加人員統計表單
- **用途說明**：用於住宿登記、餐食、出車統計  
- **製作人**：行政組
Ex:https://forms.gle/MU6QJSgXqZjWz9Nv8
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### 📄 活動日程表
- **用途說明**：發給全員，統一時間與當下活動資訊  
- **製作人**：行政組／各組長  
![活動日程表示意圖](https://hackmd.io/_uploads/B1uibpEDxl.png)

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### 📄 工作小組分工表
- **用途說明**：出發前針對活動內容指派負責人  
- **製作人**：行政組／各組長  
![工作小組分工圖](https://hackmd.io/_uploads/r1BCW6Evge.png)

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### 📄 備品清單表
- **用途說明**：工具打包與點交檢查  
- **製作人**：各組
Ex:https://ttrnet.tw6.quickconnect.to/oo/r/14H5q3r7jHeSDMoi0FZ8yMsEhhiVH2vU#tid=2
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### 📄 交通／住宿明細表
- **用途說明**：報帳與核對使用（包含統編、收據整理）  
- **製作人**：行政組

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## 🧠 三、常見注意事項提醒

- 🔋 電子設備需提前充電（對講機、行動電源、錄影器材）
- 🧯 公用備品請**行前點清**，並於活動結束後**歸還與盤點**
- 🕗 集合時間與地點請**提早通知**，並於活動當天確實點名
- 📣 領隊或行政請於行程中**即時掌握狀況**並保持聯絡順暢
- 🧾 **所有收據發票請妥善保管**，並於回校後整理報帳（如需統編請事前確認）

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## 🗂 四、活動後整理事項

| 項目             | 說明                               |
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| 📥 報帳處理       | 整理收據與報帳資料，填寫報帳單         |
| 📸 活動紀錄整理   | 照片／影片集中整理與備份              |
| 📝 簡報或心得彙整 | 若需對外報告，可收集簡短心得或影像報告 |
| 🧰 備品盤點       | 盤點並歸還借用物資                   |
| 📑 活動紀錄       | 另存活動備忘錄供未來參考             |

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## 🧾 五、附錄（範例模板）

- [ ] 🗂 行程表範例（.xlsx）
- [ ] 🧾 報帳發票登記表格（.ods）
- [ ] 📋 活動統整報告模板（.docx）
- [ ] 📷 雲端照片夾連結（Google Drive）
- [ ] 📦 備品分類點交表（.xlsx）
- [ ] 📞 緊急聯絡清單紙本模板（.docx）